Kalender
Guide til at bruge booking- og kalenderstyring
Du finder her en guide til, hvordan du bruger funktionerne i vores booking- og kalendersystem. Med disse funktioner er du sikker på, du husker alle dine aftaler og ikke får lavet double-bookinger. Du finder både en videoguide og en beskrivelse af, hvordan du bruger kalenderfunktionerne.
Få det fulde overblik over dine aftaler
Har du brug for et overblik over dine aftaler, finder du det hurtigt og nemt ved at klikke på ”Kalender” i menuen. Du bliver nu mødt af din kalender, hvor du kan se alle dine aftaler.
Aftaler er tydeligt markeret, hvor du kan se, hvem aftalen er med, og hvad aftalen går ud på. Derudover kan du selvfølgelig også se dato og klokkeslæt for aftalen.
Kalendersystemet fungerer som en traditionel kalender, hvor du kan få en oversigt i forskellige visninger. Du kan både se på månedsbasis, ugebasis og dagsbasis – alt efter hvad der passer dig i den givne situation.
Vil du have et hurtigt overblik over, hvor mange klientaftaler du har i kalenderen lige nu, kan du klikke ind under fanen ”Dine bookinger”.
Book en aftale med en klient
Når du benytter bookingsystemet, bliver der automatisk trukket en session fra en klients forløb, når I har haft en aftale. Det gør det betydeligt lettere for dig at holde styr på forløbet, og hvor mange gange klienten har tilbage.
Skal du planlægge en aftale med en klient, er det hurtigt og nemt at booke ind via kalendersystemet i FlowFit.
Sådan gør du:
- Klik på ”Kalender” i menuen.
- Klik på ”Book klient”.
- Klik på den klient, du ønsker at booke en aftale med.
- Angiv en dato for, hvornår aftalen skal være.
- Angiv en starttid for, hvornår aftalen starter.
- Har klienten flere ydelser, skal du vælge, hvilken ydelse aftalen skal trækkes fra.
- Skriv en kommentar om, hvad aftalen drejer sig om.
- Klik ”Færdiggør booking” – aftalen er nu booket i kalenderen, og klienten modtager en e-mail med informationer om aftalen.
Gentag en booking over flere uger
Hvis du har et forløb med en klient, er der mange, der vælger at have faste aftaler over flere uger. Det kan for eksempel være, at I mødes til måling hver onsdag kl. 10.00 i 12 uger.
I stedet for at du skal oprette aftalen individuelt 12 gange i kalenderen, kan du i stedet oprette de 12 aftaler med det samme, når du er i gang med at oprette den første. Det sparer dig for en del tid.
Sådan gør du:
- Følg step 1-7 i ovenstående guide til, hvordan du booker en aftale.
- Klik på ”Gentag booking for samme ugedag”.
- Angiv, hvor mange uger aftalen strækker sig over.
- Tilføj en kommentar til hver aftale, hvor du beskriver, hvad aftalen omhandler.
- Tilpas evt. klokkeslættet for den enkelte aftale, hvis det skal afvige fra den første aftale.
- Klik på ”Færdiggør booking”.
Tilføj ekstra datoer til samme aftale
Har du en klient, du skal booke ind til flere forskellige aftaler, men som ikke er med en uges mellemrum, kan du stadig tilføje datoerne i samme ombæring, når du er ved at booke den første aftale ind.
Du følger blot de angivne steps, som du plejer, når du opretter en booking. Inden du når til at godkende bookingen, klikker du dog på ”Tilføj ekstra dato”, hvor du gentager stepsne igen.
Du kan tilføje så mange datoer, du ønsker. Når du er færdig med at tilføje datoer, klikker du blot på ”Færdiggør booking”.
Synkronisér kalenderen med din private
Vil du have det fulde overblik over dine aftaler, anbefaler vi, at du synkroniserer din kalender med FlowFit. På den måde sikrer du, at du kan se dine bookede klientaftaler i din private kalender også. Du mindsker derfor risikoen for, at du glemmer en aftale.
Derudover er der også mulighed for at synkronisere den anden vej. Det betyder, at aftalerne i din private kalender bliver synlig i FlowFit-kalenderen. På den måde undgår du at komme til at lave double-bookinger.
Sådan får du dine FlowFit-aftaler synkroniseret over i din private kalender:
- Klik på ”Kalender” i menuen i FlowFit.
- Klik på ”Kalendersynkronisering”.
- Kopiér det link, der er angivet ved ”Synkronisér bookinger til kalender”
- Gå ind i din private kalender, og tilføj en ny kalender via link/internet/website, hvor du indsætter URL’en, du kopierede fra FlowFit. I din private kalender vil det typisk stå angivet som en indstilling, hvor man kan ”tilføje” eller ”abonnere” på en kalender. Det vil dog afhænge af, hvilket system du bruger til kalender.
Vi har samlet guides til, hvordan du tilføjer en kalender til nogle af de mest gængse kalendersystemer herunder.
Læs denne guide, hvis du har Google Kalender.
Læs denne guide, hvis du Outlook-kalender.
Læs denne guide, hvis du har OSX-kalender (Mac).
Sådan får du dine private aftaler synkroniseret over i din FlowFit-kalender:
- Find URL’en til din private kalender, og kopiér den. OBS: Det er meget forskelligt, hvordan du finder denne URL, alt efter hvilken kalender du har.
- Åbn FlowFit, og klik på ”Kalender”.
- Klik på ”Kalendersynkronisering”.
- Indsæt din kopierede URL i feltet under ”Tilføj ny ICS-fil”.
- Klik på ”Tilføj”.