Kalenderstyring
Hold styr på alle dine aftaler
FlowFit har vi sørget for et kalender- og bookingsystem, der hænger sammen. Du kan derfor hurtigt og nemt booke dine klienter ind til en aftale, samtidig med du holder styr på alle dine aftaler og ikke får doublebooket dig.
Det gør det betydeligt lettere at holde styr på dine forløb og aftaler.
Få overblik over alle dine aftaler
Kalenderstyringen giver dig mulighed for at booke aftaler ind med dine klienter. Kalendersystemet gør, at aftalen både er synlig for dig og den pågældende klient, du har en aftale med.
Det gør det nemmere for begge parter at huske aftalen.
Du bestemmer selv, hvilke aftaler du ønsker at booke ind i kalenderen. Det kan være alt fra træninger, opstartsmøder, målinger og lignende.
Synkronisér kalenderen med din private kalender
Når du bruger FlowFit, er der mulighed for at synkronisere den med din private kalender – for eksempel på din telefon. På den måde har du hele tiden stående i din kalender, hvornår du har aftaler med en klient, selvom du er på farten.
Synkroniseringen gælder også den anden vej. Det betyder, at du inde i din kalender i FlowFit også kan se aftaler, du har oprettet i din private kalender. Det sikrer dig mod double-bookinger.
Skal du for eksempel til tandlæge en dag, kan du skrive det i din private kalender. Synkroniseringen sikrer, at det også figurerer i din kalender i FlowFit, og at du dermed ikke kan booke en aftale med en klient på samme tidspunkt.
Gentag dine bookinger ved faste forløb
Det er nemt at oprette en aftale i kalendersystemet. Du vælger blot klient, dato og varighed. Skal du oprette en aftale, som skal gentages flere gange, har du mulighed for at spare tid. Du kan nemlig benytte en funktion, hvor du kan gentage aftalen X antal uger.
Det kan for eksempel være en fordel, hvis du skal have måling med en klient hver onsdag kl. 14.00-15.00 i otte uger. I stedet for at skulle oprette otte individuelle aftaler, kan du gentage aftalen og blot angive antallet af uger, aftalen skal foregå.
Tilføj ekstra datoer til en aftale, når du er i gang med booking
Har du en aftale, der skal gentages flere gange, men hvor det ikke er med et fast ugeinterval? I så fald kan du blot tilføje flere datoer til aftalen.
Igen er det med til at spare dig for en del tid, da aftalerne ikke nødvendigvis skal oprettes individuelt, men du blot kan tilføje flere datoer til den pågældende aftale.
Skriv en kommentar, der gør det overskueligt for dig og klienten
Det skal være hurtigt og nemt at afkode, hvad en aftale går ud på. Når du booker aftaler i vores kalendersystem, er der derfor mulighed for at tilføje en kommentar. Det gør det nemt for både dig og klienten at holde styr på, hvad aftalen omhandler.
Det kan også gøre det nemmere for klienten at foretage de nødvendige forberedelser forud for aftalen. Hvis aftalen for eksempel er en måling, kan der i kommentaren stå, at klienten skal komme fastende. Det kan også være, klienten skal medbringe noget bestemt til aftalen.
Uanset hvad det måtte være, gør kommentarfeltet det nemt for begge parter at have et overblik over aftalernes omfang.
Book kun aftaler ind, hvis der er sessioner tilbage
Vi vil gerne sikre, at du kun kan booke aftaler ind, hvis din klient har flere sessioner tilbage. Forsøger du at booke en aftale med en klient, der er løbet tør for sessioner, kan du derfor ikke gennemføre bookingen.
Det er en sikkerhedsmekanisme, der sikrer dig, at du kun har aftaler i kalenderen, som du rent faktisk bliver betalt for.
Træk automatisk en session fra forløbet, når der bookes en aftale
Lige som at systemet holder øje med, om klienten har sessioner nok tilbage, bliver der også automatisk trukket en session fra, når du har booket en aftale ind i kalenderen.
Du skal derfor ikke selv sidde at trække sessioner fra forløbet eller holde øje med, at antallet af aftaler passer med antallet af sessioner. Det hjælper systemet dig helt automatisk med at holde styr på.
aftalernes omfang.
Du bestemmer udfaldet ved aflysninger
Bliver en aftale aflyst, er det dig, der bestemmer, om der stadig skal trækkes en session fra forløbet, eller klippet ”føres” tilbage til klienten. Det vil typisk afhænge meget fra situation til situation.
Har din klient for eksempel meldt for sent afbud, kan du vælge, at sessionen stadig bliver trukket fra forløbet, selvom aftalen er blevet aflyst. Er du selv blevet syg eller på anden måde forhindret, kan du med fordel føre sessionen eller klippet tilbage til klientens forløb igen, således vedkommende kan få en erstatningsaftale.
Det er dog helt op til dig og noget, du tager stilling til, når du registrerer aflysningen.
Vil du kigge nærmere på kalenderstyring og de andre funktioner?
Du har mulighed for at få en gennemgang af FlowFit i en demo. Du skal blot tilmelde dig formularen, og så sørger vi for, du får en rundvisning via demoen.
Du tilmelder dig vores nyhedsbrev, hvor vi deler inspiration, guides og markedsføring. Du kan altid afmelde dig. Læs mere i vores privatlivspolitik.